GWS Admin Tips #1 - Automate work through csv

Bruno Belarmino — Fri, 19 Apr 2024 03:18:53 +0000

Esse é o primeiro post de uma serie de dicas para administradores do painel Admin Google Workspace. Ideias de como facilitar a gestão dos usuários mantendo a segurança e boas práticas. Neste post vamos revisar como utilizar recursos nativos do Admin Console para agilizar o processo de provisionamento de usuários assim como o processo de atualização de informações em massa.

Esse recurso é muito util quando precisamos atualizar muitos usuários e temos as informações que precisamos atualizar já prontas em um documento, como um Google Sheets por exemplo.

Então vamos lá

Fazer download da planilha modelo. Para começar é necessário uma planilha modelo. Você como administrador pode fazer o download dela acessando o Admin Console (admin.google.com) e clicando em Usuários > Atualizar usuários em massa no menu superior > Fazer o download do modelo CSV em branco

Uma vez que o download foi feito, você terá um arquivo .csv com os seguintes campos:

First Name [Required]
Last Name [Required]
Email Address [Required]
Password [Required]
Password Hash Function [UPLOAD ONLY]
Org Unit Path [Required]
New Primary Email [UPLOAD ONLY]
Recovery Email
Home Secondary Email
Work Secondary Email
Recovery Phone [MUST BE IN THE E.164 FORMAT]
Work Phone
Home Phone
Mobile Phone
Work Address
Home Address
Employee ID
Employee Type
Employee Title
Manager Email
Department
Cost Center
Building ID
Floor Name
Floor Section
Change Password at Next Sign-In
New Status [UPLOAD ONLY]
Advanced Protection Program enrollment

Daqui em diante, vamos dividir o upload em duas opções:

Criar usuários em massa
Atualizar usuários em massa.

1. Criar usuários em massa

Para a criação de usuários em massa alguns campos/colunas são obrigatórios de estarem no CSV. Todos os campos/colunas que tiverem a tag REQUIRED, devem ser mantidos para que os usuários possam ser criados sem problemas. Eles são 5:

First Name [Required]
Last Name [Required]
Email Address [Required]
Password [Required]
Org Unit Path [Required]

OBS1: A senha deve seguir as melhores práticas do Google tendo no mínimo 8 caracteres.

OBS2: A Org Unit Path, OU, quando identificada, deve sinalizar os níveis por meio de um sinal de barra /. Se quero que o usuário fique em minha OU raiz, é necessário apenas incluir a barra / na celula referente à ele. Caso queira outra unidade abaixo da raiz, devo então fazer o caminho com a barra /Filial SP/Financeiro;

Caso queira incluir informações em qualquer outro campo do usuário, como Telefone corporativo (Work Phone), Cargo (Employee Title), Departamento (Department) basta preencher esses campos.

💡 (Opcional) Para exigir que um usuário redefina a senha no primeiro login, na coluna Change Password at Next Sign-In, digite TRUE. Caso contrário, deixe a coluna em branco. Recomendamos essa opção para que o usuário tenha uma senha que somente ele saiba :D

Para uma referencia de quais tipos de dados devem ser incluídos em cada coluna, utilize este tópico oficial do Google.

O documento final deve se parecer com algo assim:

Após ter o arquivo pronto, salve-o novamente em formato .CSV e então volte ao Admin Console (admin.google.com) em Usuários > Atualizar usuários em massa no menu superior > Anexar arquivo CSV e após selecionar o arquivo, clique em Fazer upload.

No Admin Console, será possível acompanhar o status do processo clicando no ícone de ampulheta à direita

E após alguns segundos, Voilá! Os usuários terão sido criados em seu painel Google Workspace 🎉

Forem: Bruno Belarmino

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1. Criar usuários em massa